Усиленная квалифицированная электронная подпись в 2022 году

Усиленная квалифицированная электронная подпись необходима для того, чтобы работать с маркированными товарами, ювелирными изделиями и алкогольной продукцией. Без этой подписи не получится действовать на законных основаниях.

Кому нужно работать с электронной подписью

Усиленная электронная подпись нужна производителям, продавцам и импортерам товаров, которые подлежат обязательной маркировке. В 2022 году к ним относятся:

• табачная продукция;
• обувь; 
• лекарства;
• меховые изделия; 
• текстиль;
• молочная продукция;
• шины и покрышки; 
• туалетная вода;
• фотоаппараты и вспышки; 
• питьевая и минеральная вода в упаковках.

Не имея электронной подписи, не удастся зарегистрироваться в системе маркировки «Честный знак», а также в других системах — ЕГАИС и ГИИС ДМДК. Кроме того, если нет электронной подписи, не получится подписать универсальный передаточный документ, без которого нельзя принимать товары, подлежащие маркировке.

Для чего применяется усиленная квалифицированная электронная подпись

Если бизнес не работает с маркированными товарами, то он может пока не оформлять электронные подписи. Однако многие субъекты уже используют ЭП, поскольку это позволяет упростить и сделать более удобной работу при:

• регистрации ККТ;
• сдаче электронной отчетности в ИФНС;
• получении и отправке любой электронной документации.

УКЭП для ЕГАИС

ЕГАИС представляет собой информационную систему, которая дает возможность регулировать оборот алкогольной продукции на рынке. Для работы с этой системой хозяйствующий субъект должен иметь усиленную квалифицированную электронную подпись.

При продаже алкогольной продукции в нескольких точках торговли для каждой из них нужно оформить свою электронную подпись для работы в ЕГАИС. Соответственно, для этого потребуется оформить ЭП на сотрудников.

Как оформить усиленную квалифицированную ЭП в 2022 году

До 2022 года электронные подписи компании и ИП получали через аккредитованные удостоверяющие центры. При этом были замечены кражи персональных данных, на основании которых мошенники проводили переоформление ЭП на иных лиц, вывод денежных средств организаций на сторонние банковские счета, незаконное возмещение НДС, получение кредитных средств.

С 2022 года субъекты оформляют электронные подписи только в ИФНС и ее доверенных удостоверяющих центрах (п. 14 ст. 1 Закона № 476-ФЗ).

На одного хозяйствующего субъекта оформляется только одна электронная подпись, и ее нельзя передавать третьим лицам. Иными словами, использовать ее для подписания может или директор компании, или ИП. Такие усиленные квалифицированные ЭП соответствуют требованиям ФСБ и защищены от копирования, соответственно, их использование более безопасно. На сайте Госуслуг в личном кабинете можно проверить, какие ЭП выпущены на конкретного субъекта.

Когда работники наделяются правом подписи документов, они также должны получить ЭП физлиц — в аккредитованных удостоверяющих центрах.

С 2023 года на работников также нужно будет оформлять электронную доверенность.

Что требуется для получения усиленной квалифицированной ЭП

Для получения усиленной квалифицированной электронной подписи нужно подготовить пакет документов и приобрести специальный носитель информации.

К документам относятся паспорт, СНИЛС и ИНН (оригиналы или заверенные копии). Кроме того, могут потребоваться ОГРН или ОГРНИП, ИНН компании, а также документ, который подтверждает право заявителя действовать от имени юрлица без доверенности (для директора компании).

Что касается носителя информации, то это токен, который похож на обычную USB-флешку. На нем будет храниться ключ подписи, который представляет собой специальный код, содержащий в зашифрованном виде информацию о подписи.

Носитель должен иметь сертификацию ФСТЭК или ФСБ РФ. Нет необходимости запрашивать этот сертификат, поскольку ИФНС может автоматически проверить, имеет ли носитель сертификацию или нет. Однако лично для себя, чтобы убедиться, сертификат можно запросить у продавца либо поискать его на сайтах указанных ведомств.

Чтобы записать усиленную квалифицированную ЭП, подходят токены:

• Рутокен ЭЦП 2.0;
• Рутокен S;
• Рутокен Lite; 
• JaCarta-2 SE (JaCarta-2 PKI/ГОСТ/SE);
• JaCarta LT;
• JaCarta-2 ГОСТ;
• JaCarta-2 PKI/ГОСТ; 
• JaCarta PKI;
• ESMART Token;
• ESMART Token ГОСТ.

Эти токены можно приобрести в самом удостоверяющем центре, специализированных интернет-магазинах, у производителя токенов.

Если пользователь будет работать в системе ЕГАИС, т.е. производить, реализовывать, импортировать алкоголь, то нужно выбрать носитель, у которого имеется встроенное средство криптографической защиты информации. Без него система ЕГАИС не сможет поддерживать работу усиленной квалифицированной ЭП.

В данном случае подойдут Рутокен ЭЦП 2.0 и JaCarta-2 SE (JaCarta-2 PKI/ГОСТ/SE). Эти токены являются универсальными, а потому подойдут для подписания любой электронной документации и выполнения иных функций усиленной ЭП.

Как получить усиленную квалифицированную ЭП

Для получения усиленной квалифицированной ЭП необходимо сделать следующее:

1. Подготовить документацию и приобрести носитель для электронной подписи. 
2. Подать заявление на оформление электронной подписи — в бумажном виде в отделении ИФНС или доверенном удостоверяющем центре, в электронном виде в личном кабинете налогоплательщика для физлиц (для директора компании) или для ИП.
3. Записаться на прием в ИФНС — отделение можно выбрать в перечне на официальном сайте ФНС, назначить дату и время визита. Также записаться на прием можно через сервис «Онлайн-запись на прием в инспекцию» на сайте ФНС или по телефону. 
4. Прийти в ИФНС, взяв с собой документы и носитель для электронной подписи. Инспектор проверит информацию, запишет ключ электронной подписи и сертификат на токен. Сертификат нужен для подтверждения, что ключ электронной подписи принадлежит заявителю. 
5. Загрузить на ПК программное обеспечение КриптоПро CSP и установить сертификат подписи и драйвер для работы с токеном (Рутокен или JaCarta).

Внимание! Если субъект планирует работать с алкоголем, это нужно сказать инспектору ИФНС, чтобы была выпущена ключевая пара средствами носителя для ЕГАИС. В противном случае могут оформить ЭП, не подходящую для работы в этой системе, и придется начинать процесс с начала.

Если есть старая ЭП — нужно ли оформлять новую?

Ситуации две — в одной старую ЭП нужно менять на новую, а во второй — не нужно.

Усиленную квалифицированную ЭП не требуется менять, если она получена в удостоверяющем центре, прошедшем аккредитацию по обновленным правилам — ЭП действительна. Подпись можно использовать до окончания срока ее действия, а затем потребуется оформить новую усиленную квалифицированную электронную подпись в ИФНС. В данном случае нужно проверить актуальность удостоверяющего центра, выдавшего ЭП, на сайте Минцифры.

Усиленную квалифицированную ЭП требуется менять, если она получена в удостоверяющем центре, не прошедшим аккредитацию по обновленным правилам — ЭП недействительна с 2022 года. При ее использовании все госсистемы будут выдавать ошибку, к примеру, документооборот по ЕГАИС сразу же будет прекращен.