Онлайн-кассы

В 2016 году вступили существенные изменения в законе 54-ФЗ. После внесенных поправок кассы обязали передавать чеки в налоговую инспекцию с помощью интернета. Для этого необходимо использовать фискальный накопитель (ФН) – чип, который отвечает за передачу информации оператору фискальных данных (ОФД). ОФД, в свою очередь, шифрует данные и передает их в налоговую.

В 2017 году на онлайн-кассы перешли предприниматели и компании на общей системе налогообложения (ОСНО) и упрощенке (УСН). Изменения не коснулись бизнеса на патенте (ПСН) и едином налоге на вмененный доход (ЕНВД).

В 2018 году кассы нового образца стали применять предприниматели и организации на ПСН и ЕНВД. Так же, правила коснулись и обладателей вендинговых аппаратов, торговых точек, магазинов, предприятий услуг и общепита с наемными работниками.

В 2019 году на онлайн-кассы пришлось перейти всему бизнесу, который занимается сферой услуг и заключивший трудовые договора с сотрудниками, а так же, предприниматели, торгующие не своей продукцией, без наемных работников. Предприниматели, реализующие товары собственного производства, самостоятельно оказывающие услуги и выполняющие работы, могли не применять онлайн-кассы до 01.07.2021. В данном случае, отсутствие наемных сотрудников было главным условием.

С начала 2021 отменен единый налог на вмененный доход ЕНВД.

1 июля 2021 года онлайн-кассы обязали применять предпринимателей без наемных работников, торгующих продукцией собственного производства, самостоятельно оказывающих услуги.

Что такое онлайн-касса, согласно 54-ФЗ

Онлайн-касса – это техника нового образца, которая выполняет следующие функции:

• формирование важных фискальных документов (чеков, отчетов, БСО открытия и закрытия смены);
• запись и хранение информации в фискальном накопителе;
• передача документации в налоговую инспекцию через оператора фискальных данных;
• печати БСО, чеков с новой номенклатурой (количество и наименование товара, подробные сведения об организации, QR-код).

Зачем ввели переход на онлайн-кассы

Онлайн-кассы ввели для того, чтобы минимизировать случаи сокрытия налогов и торговли контрафактной продукцией. Эти нововведения стали большим плюсом для тех компаний и предпринимателей, которые работали по закону.

С использованием онлайн-касс упростили и ускорили налоговые проверки. Проверки предназначаются для тех, кого подозревают в нарушениях.

Онлайн-кассы предназначены для создания системы "народного контроля". Все покупатели могут быть уверены в том, что предприниматель платит налоги. Если покупатель заметил какое-то нарушение, то он имеет право подать жалобу.

Чем новые кассы отличаются от старых

• Новая техника отличается тем, что передача информации, о каждой продаже передается в налоговую с помощью интернета.
• Еще одно различие - теперь договор с ЦТО не считается обязательным условием для регистрации кассы.
• Для корректной работы онлайн-кассы нужно заключить договор с оператором фискальных данных (ОФД). Через ОФД чеки передаются в налоговую службу.
• В онлайн-кассах предусмотрено 24 обязательных реквизита по чеках и БСО. Покупателю нужно выдавать электронный или бумажный чек. Для старых кассовых аппаратов было предусмотрено только 7 обязательных реквизитов. Покупатели получали только бумажные чеки.

В онлайн-кассах данные о платежах записываются на фискальный накопитель, а потом отправляются в налоговую службу. При желании покупатель может проверить подлинность полученного чека. В старых кассовых аппаратах данные о платежах записывались на блок ЭКЛЗ.

Как работает онлайн-касса

1. Онлайн-кассу необходимо зарегистрировать в налоговой службе любым удобным способом (приехать в налоговую или онлайн).
2. Новый кассовый аппарат подключается к Интернету. Для этого подходит Wi-Fi, провод, сим-карта или специальный модем.
3. При открытии смены, контрольно-кассовая техника отправляет отчет в ОФД.
4. После оплаты каждый чек отправляется оператору фискальных данных.
5. Кассовый аппарат получает подтверждение от ОФД о поступлении чека. Если по каким-то причинам данные не дошли до ОФД, то пользователю онлайн-кассы приходит уведомление.
6. Покупатель может получить электронный чек, предоставив свой электронный адрес или номер телефона. Ссылка на электронный чек приходит по e-mail или SMS. В остальных случаях покупателю выдается печатный чек.
7. Онлайн-касса формирует отчет тогда, когда закрывается смена. В отчете указывается количество отправленных чеков и количество чеков, которые не дошли до оператора. Оператор фискальных данных получает электронную копию этого отчета.

Преимущества использования онлайн-касс

Преимущества получают предприниматели, сотрудники ФНС и покупатели. Преимущества для предпринимателей:

• можно не бояться постоянных проверок со стороны ФНС, потому что данные передаются в онлайн-режиме;
• для регистрации ККТ через Интернет не нужно физически присутствовать в налоговой;
• быстрое и дешевое обслуживание при необходимости
• не требуется заключать договор с ЦТО.

Преимущества для налоговой:

• Налоговой службе легче отслеживать неуплату налогов. Преимущество в том, что расширяется охват контроля.
• С помощью новых касс налоговая служба может проверять каждого предпринимателя. Покупатели проверяют подлинность чеков, сообщают о нарушениях сотрудникам ФНС.

Преимущества для покупателей:

• электронный чек нельзя потерять, документ подходит для обмена и возврата товаров;
• с электронными чеками проще вести домашнюю бухгалтерию, контролировать расходы.

Как выглядит онлайн-касса

Автономная онлайн-касса - это небольшой аппарат, который при необходимости можно носить с собой. Для подключения Интернета используются SIM-карта, кабель или Wi-Fi. Автономные онлайн-кассы предназначены для микро-бизнеса, курьеров и небольших торговых точек. Примеры автономных касс: АТОЛ 91Ф Lite, Меркурий-180Ф, Меркурий 185Ф.

Фискальный регистратор – онлайн-касса, которая не может работать без подключается к планшету, компьютеру, телефону или терминалу. Примеры фискальных регистраторов: Атол 11Ф, Штрих Он-Лайн, АТОЛ 50Ф. Для магазинов с большой пропускной нагрузкой подходят более крупные модели, например, Штрих М 01Ф, Атол 25Ф.

Смарт-терминал – онлайн касса в виде планшета. Данный вид ККТ является более продвинутой версией автономных касс, которые не только пробивают чек и отправляют информацию в налоговую, но и позволяют вести учет товаров. Есть возможность устанавливать дополнительные программы, предназначенные для ведения бухгалтерии и автоматизации процессов работы розничной точки. Примеры: Эвотор 5, Эвотор 7.3, АТОЛ Sigma 7.

Автономная работа кассы нового образца

Предприниматель может работать в удаленной местности, в которой нет постоянного доступа к Интернету. Законодательно определен перечень населенных пунктов, у которых фактически нет доступа к Интернету. Если вы работаете в таком населенном пункте, то можете не подписывать договор с ОФД и передавать чеки. При окончании срока работы ФН нужно сдать отчеты в налоговую инспекцию. Если численность населенного пункта составляет более 10 000 человек, то такая местность не может считается удаленной от связи.

В том случае, если возникают временные проблемы с Интернетом, то ККТ продолжает работать в автономном режиме, но не передает чеки ОФД. Отправленная информация хранится на фискальном накопителе. Сохраненная информация передается ОФД сразу после того, как появится связь.

Кто и когда должен перейти на онлайн-кассы

С 1 февраля 2017 года запрещено регистрировать ККТ с блоками ЭКЛЗ.

С 31 марта 2017 продавцы крепкого алкоголя. Продавать слабоалкогольные напитки пока что можно без онлайн-кассы.

1 июля 2017 года - ОСН и УСН, кроме услуг. Интернет-магазины, которые принимают карты и наличные. Продавцы подакцизных товаров.

1 июля 2018 года - онлайн-магазины, которые принимают оплату электронными деньгами, через банковские квитанции или наложенным платежом. ПСН и ЕНВД в розничной торговле и общепите. Вендинг с наемными работниками.

1 июля 2019 года - ЕНВД, некоторые ИП на патенте, вендинг без сотрудников. На онлайн-кассы не переходит общепит с наемными сотрудниками.

1 февраля 2021 года – ЕНВД, УСН и предприниматели на патенте. Должны указать в чеке наименование товара, услуг и их количество.

1 июля 2021 Все предприниматели и компании обязаны применять онлайн-кассы при расчетах с клиентами. Полный перечень лиц, освобожденных от использования ККТ, приведен в ст. 2 ФЗ № 54.

6 августа 2021 Продавцы маркированных товаров (кроме шуб, ювелирных изделий и алкоголя) обязаны перейти на ФФД версии 1.2 и установить фискальные накопители нового образца — ФН-1.1М.

Для кого отменили онлайн-кассы

Такое оборудование отменили для продавцов без торговых точек. Исключением считаются продавцы товаров специального назначения.

Онлайн-кассы также отменены для:

• самозанятых лиц, уплачивающих налоги на профессиональный доход;
• бизнесменов, работающих в труднодоступных населенных пунктах (кроме районных центров, городов, ПГТ);
• продавцов лекарств в сельских местностях находящиеся в фельдшерских и фельдшерско-акушерских пунктах, и обособленные подразделения медицинских организаций, имеющих лицензию на фармацевтическую деятельность, в которых отсутствуют аптечные организации;
• ИП и ООО при выполнении банковских платежей между собой с помощью платежных поручений;
• людей, которые присматривают за детьми, инвалидами или больными;
• розничной разносной торговли;
• столовых в образовательных учреждениях;
• организаций, которые принимают стеклотару;
• ИП, которые сдают собственное жилье в аренду
• Мастерские по ремонту обуви и ключей
• Религиозные организации при оказании обрядов, церемоний и при продаже предметов религиозного культа
• Продавцы почтовых марок
• Продавцы художественных изделий
• Продавцы овощей, фруктов и арбузов вразвал
• Газетные и журнальные киоски, если печатной продукции более 50% процентов.
• Библиотеки при оказании платных услуг населению
• Носильщики в аэропортах и портах
• Парковки на дорогах местного и регионального значения, на государственных земельных участках

Продавцы подакцизных товаров покупают онлайн-кассу даже при попадании в вышеперечисленные списки.

Нужен ли собственнику ККМ эквайринг

Все коммерческие структуры с годовым оборотом от 5 миллионов рублей предоставляют клиентам 2 способа оплаты: по безналу и наличными деньгами. Такая норма прописана на законодательном уровне. Собственник торговой точки может воспользоваться эквайрингом от российских банков. Это может быть "Сбербанк", "Русский стандарт" или любой другой банк.

Для эквайринга используется такое оборудование:

• стационарные устройства (Ingenico ICT250, Verifone VX520);
• мобильные терминалы (Verifone VX 675, компактная модель Nexgo G3);
• PIN-Pad (Nexgo G3 Pin-Pad, PAX SP30).

Виды эквайринга

Торговый эквайринг предназначен для оплаты покупок по безналичному расчету. Банковская карта оснащается магнитной полосой, бесконтактным платежным средством или специальным чипом.

Мобильный эквайринг позволяет проводить оплату через мобильный телефон, планшет.

Интернет-эквайринг позволяет принимать безналичные платежи через виртуальные и пластиковые карты, электронные кошельки. Не нужно использовать дополнительное оборудование. Через специальную платежную форму вводятся данные платежных инструментов.

Эквайринг используется для того, чтобы:

• увеличить количество продаж в магазине;
• повысить имидж торговой точки;
• улучшить качество обслуживания клиентов;
• защитить бизнес от мошенников (исключена кража денег из кассы).

Нужна ли онлайн-касса при безналичных расчетах с физлицами

При безналичных расчетах предприниматели должны использовать онлайн-кассы. С июля 2019 года оборудование применяется при приеме любых платежей, которые проходили через кассира банка.

Онлайн-кассы для интернет-магазинов

Виртуальные магазины тоже используют новое оборудование. Вместо адреса организации указывается адрес сайта онлайн-магазина.

Оплата на сайте.

Покупатель может оплатить стоимость товара через Интернет. В этом случае не печатается бумажный чек. В момент оплаты клиент магазина получает электронный чек. Для печати таких чеков подходят автоматизированные системы и специализированные онлайн-кассы в аренду.

Товар доставляет курьер.

Курьер должен напечатать чек с помощью автономной ККТ. В чеке указывается наименование товара, поэтому курьерская служба интегрирует ПО с онлайн-магазином. В таком случае лучше всего подойдет:

Продажа товара на пункте выдачи.

Пункт выдачи товаров должен быть оборудован фискальным регистратором или автономной кассой. Один кассовый аппарат предназначается для того, чтобы одновременно пробивать чеки через Интернет и в стационарной точке. Эти функции получили модели Атол 91Ф Lite или Меркурий-185Ф.

Как выглядит кассовый чек и БСО

Бланк строгой отчетности (БСО) приравнивается к кассовому чеку и должен быть распечатан или сформирован в электронном виде с применением онлайн-кассы. Подробные разъяснения даны в ст. 11 ФЗ № 54.

Обязательные реквизиты БСО и кассового чека полностью совпадают. Всего их минимум 22 — для предпринимателей и компаний, торгующих маркированными товарами, 21 — для всех остальных.

Полный перечень и наименования обязательных реквизитов для каждого вида деятельности и с упоминанием особых случаев приведены в ст. 4.7 ФЗ № 54.
Для формирования кассового чека или БСО в соответствии с требованиями ФЗ № 54 необходимо установить специализированную кассовую программу и товароучетную систему.

С февраля 2021 года все кассовые чеки и БСО должны содержать наименование и количество товарных единиц или услуг.

С 6 августа 2021 года чек, выданный продавцом маркированного изделия, должен содержать результат проверки его идентификатора и версию ФФД.

Новые реквизиты чеков в 2019-2020 годах

Первого февраля 2021 года истекла отсрочка для предпринимателей на специальных налоговых режимах (см. ст. 7 ФЗ № 290 от 03.07.2016). С этой даты все кассовые чеки должны содержать четыре новых обязательных реквизита:

• наименование товара;
• его количество;
• цена за товарную единицу с учетом скидки, наценки и НДС;
• общая сумма по каждой позиции.

В кассовом чеке по-прежнему должны отражаться:

• наименование документа и его порядковый номер (за текущую смену);
• дата, время, место расчета;
• ИНН владельца кассы;
• название компании или Ф. И. О. ИП;
• налоговый режим, применяемый владельцем кассы;
• признак, сумма и форма расчета;
• должность и Ф. И. О. лица, пробившего чек;
• регномер онлайн-кассы и фабричный номер ФН;
• QR- и маркировочный коды;
• email и адрес веб-ресурса владельца кассы и другие реквизиты.

Обязательная маркировка товаров

Некоторые товары нужно обязательно маркировать кодом DataMatrix. Для меховых изделий можно использовать RFID-чипы. Помимо онлайн-кассы, для работы с маркированными товарами понадобится: 2D сканер штрихкодов; подходящее ПО для работы с маркированными товарами;

Обязательная маркировка действует для следующих видов товаров:

• Вода
• Молоко
• Лекарства
• Табак
• Алкоголь
• Шубы
• Обувь
• Шины
• Духи
• Одежда

Как покупатель получает электронный чек

• Клиент получает чек через SMS-сообщение или по электронной почте. Покупателю приходит специальная ссылка на электронный чек.
• Через мобильное приложение. Нужно считать QR-код с печатного чека. В мобильном приложении будут сохраняться все просмотренные чеки.
• На сайте ОФД. Чтобы проверить чек, в специальной форме на сайте ОФД вводят фискальный признак документа, номер ККТ и фискального накопителя.

Как зарегистрировать онлайн-кассу

Кассу можно зарегистрировать самостоятельно или воспользоваться услугой квалифицированных специалистов.

Перерегистрация кассы

Причины для перерегистрации ККМ:

• смена места эксплуатации устройства;
• замена фискального накопителя;
• соглашение о сотрудничестве с другим ОФД;
• передача оборудования другому пользователю;
• смена режима работы ККМ;
• изменение реквизитов собственника оборудования.

Как сделать резервную кассу

Отчет об открытии новой смены регистрируется ОФД. В момент платежа чеки передаются ОФД. Если перерыв между двумя платежами составляет больше 30 дней, то фискальный накопитель перестает функционировать.

После закрытия смены информация отправляется ОФД. Кассовый аппарат будет работать и через 30 дней, если не открывать смену. Таким образом, онлайн-касса после закрытия смены легко может служить резервной кассой.