Как выбрать онлайн-кассу - полезные советы для предпринимателей

При выборе онлайн-кассы многие предприниматели часто сосредотачиваются исключительно на выполнении требований 54-ФЗ, не обращая внимания на функциональность кассы и удобство ее использования в будущем. В этой статье мы рассмотрим ключевые факторы, которые необходимо учитывать при выборе онлайн-кассы, и объясним, почему выбор дешевой кассы может привести к многочисленным проблемам и дополнительным расходам в будущем.

Онлайн-кассы в наличии

Кассы от ведущих производителей с гарантией по выгодной цене! Выберите подходящую модель, или мы поможем с выбором

Выбрать кассу

Варианты онлайн-касс

Чтобы убедиться, что вы приобрели подходящую модель онлайн-кассы, важно понимать различия между ними. Кассовое оборудование можно разделить на четыре основных типа:

Автономные кассовые аппараты

Эти компактные кассовые аппараты оснащены кнопками и обладают ограниченной встроенной памятью, а также упрощенной кассовой программой. Они являются самым простым и экономичным вариантом, подходящим в основном для небольших предприятий с узким ассортиментом немаркированных товаров и небольшим объемом операций в сфере услуг. Однако из-за менее удобного управления номенклатурой, ограниченной функциональности и отсутствия поддержки маркировки владельцам этих кассовых аппаратов может потребоваться самостоятельно обновлять программное обеспечение или обращаться за помощью к специалисту, что влечет за собой дополнительные расходы.

Фискальные регистраторы

Эти кассовые аппараты состоят из принтера со встроенной фискальной памятью и работают в связке с внешним устройством, таким как ПК или планшет, на котором установлена кассовая программа. При правильно подобранном и установленном программном обеспечении фискальные регистраторы могут быть эффективными и удобными в использовании. Тем не менее, такая установка обычно стоит дорого и требует значительного пространства. Кроме того, фискальные регистраторы преимущественно стационарны, что делает их непригодными для мобильных предприятий.

Смарт-терминалы

Эти современные модели кассовых аппаратов оснащены сенсорными экранами и работают на современном программном обеспечении с расширенными кассовыми функциями. Смарт-терминалы обеспечивают большее удобство в повседневной работе по сравнению с автономными кассовыми аппаратами, поскольку они получают автоматические обновления и не требуют подключения к компьютеру.

Облачные кассовые аппараты

Этот вариант предназначен для онлайн-торговли и предоставления услуг, исключая необходимость приобретения физического кассового аппарата. Кассовая программа, оснащенная фискальным накопителем, размещается в специализированном центре обработки данных. Облачные кассовые аппараты позволяют предприятиям работать в режиме онлайн и беспрепятственно проводить операции.

Облачная онлайн-касса под ключ

Облачная касса - это сервис с комплексом услуг для ведения и оптимизации любых продаж, где не требуется стационарная касса при расчетах с покупателями: бизнес в Интернете, выездная торговля

Подробнее

Основные характеристики кассового аппарата

Для обоснованного выбора оборудования крайне важно оценить специфические требования вашего бизнеса. Таким образом, вы сможете определить основные характеристики, которыми должен обладать ваш кассовый аппарат.

• Портативность кассового аппарата

Если ваш бизнес предполагает использование кассового аппарата вне помещений, в транспорте или в помещениях без розеток, необходимо, чтобы оборудование работало независимо от постоянного электропитания. Это особенно важно для мест, подверженных частым отключениям электроэнергии.

Мобильные кассовые аппараты могут подключаться к интернету через Wi-Fi или SIM-карту. Существуют модели, которые могут работать в автономном режиме в случае потери интернета, при этом вся информация автоматически переносится в онлайновые фискальные данные (ОФД) после восстановления соединения.

• Работа с разнообразным ассортиментом продукции

Если ваш бизнес связан с большим и часто обновляемым товарным запасом, становится крайне важно, чтобы кассовый аппарат обеспечивал возможность простого и понятного редактирования. Предпочтительнее выбирать оборудование, позволяющее создавать карточки товаров непосредственно на кассе или через личный кабинет в кассовом сервисе (например, через ПК). Так вы сможете вносить изменения, не прерывая продаж.

Кассовые аппараты со встроенными каталогами товаров упрощают работу с разнообразным ассортиментом продукции. Процесс выглядит следующим образом: вы сканируете штрих-код нового товара, и кассовый аппарат извлекает соответствующую информацию из своего справочника, которую затем можно загрузить в карточку товара. Вам остается только добавить цену.

• Программное обеспечение для кассовых аппаратов

При выборе кассового оборудования тщательно продумайте, какие функции необходимы для вашей бизнес-операции. Хотя некоторые программы предлагают базовое "пробивание" чеков бесплатно, дополнительные функции могут потребовать платных приложений.

Например, если вы работаете с весовыми товарами, продаете алкоголь, предлагаете рассрочку или принимаете авансовые платежи, обрабатываете предварительные заказы или используете бонусные карты и коды этикеток, вам потребуются расширенные функции, предоставляемые кассовой программой. Еще одна удобная функция - возможность выдачи отложенных чеков, особенно если в вашей торговой точке часто возникают очереди.

При выборе кассы обратите внимание на два ключевых аспекта

• Включает ли кассовая программа все необходимые функции.

Является ли кассовая программа бесплатной или платной. Если она бесплатная, проверьте, не нужно ли вам отдельно приобретать дополнительные функции.

• Плата за обновление программы

Даже новый и современный кассовый аппарат может потребовать обновления в соответствии с изменениями в законодательстве. Например, с августа этого года введен новый формат фискальных данных, изменен процесс продажи маркированных товаров. Кроме того, с февраля появилась необходимость указывать номенклатуру на чеках.

Важно заранее выяснить, являются ли обновления кассового аппарата бесплатными или требуют оплаты, а также выполняются ли они автоматически или требуют помощи специалиста.

Для автономных кассовых аппаратов владельцы часто обращаются за помощью к специалистам для обновления, что может повлечь за собой временную остановку работы кассового аппарата и взимание сервисного сбора. Смарт-терминалы и фискальные регистраторы с облачным программным обеспечением обычно обновляются автоматически. Однако это не всегда означает отсутствие сопутствующих сборов со стороны производителя.

Реализация маркированных товаров

Важно отметить, что к 2024 году правительство намерено классифицировать почти все товары как маркированные, что не оставляет возможности игнорировать этот аспект. Даже если ваша продукция в настоящее время не подлежит маркировке, весьма вероятно, что в ближайшем будущем ей придется соответствовать.

Давайте рассмотрим, как кассовые аппараты работают с кодами маркировки, чтобы дать вам лучшее понимание:

• Некоторое оборудование, например, большинство автономных кассовых аппаратов, не может самостоятельно обрабатывать маркировку. В этом случае необходимо подключить кассу к ПК и переключить ее в режим фискального регистратора, установив на ПК соответствующее программное обеспечение кассы.
• Ко второй группе относятся кассовые аппараты, которые могут сканировать коды маркировки только для целей продаж. Для управления чеками и работы с документами необходимо зарегистрироваться в службе электронного документооборота (ЭДО) и воспользоваться их личным кабинетом.
• Кассовое оборудование, поддерживающее маркировку, обеспечивает полный цикл продаж маркированных товаров, включая прием, хранение, учет, перемещение и продажу. Вы будете работать с соответствующими документами в личном кабинете кассового сервиса.

Функциональность для работы с маркировкой, как правило, является дополнительной возможностью, требующей отдельной оплаты. Мы рекомендуем приобретать кассовые аппараты с такой функцией, чтобы вы могли плавно перейти к работе с маркировкой без дополнительных расходов, когда придет время.

Интеграция с системой управления запасами

Если в вашей торговой точке продаются алкогольные напитки, то для соответствия требованиям ЕГАИС (Единой государственной автоматизированной информационной системы) необходимо иметь программу управления запасами.

Программа управления запасами также полезна для контроля запасов, являясь надежной альтернативой ручным записям или электронным таблицам Excel.

Вы получаете безошибочный учет, предварительно сформированные торговые отчеты и экономию времени. Программа позволяет легко отслеживать товарные запасы, составлять отчеты об инвентаризации и контролировать состояние склада.

Центр технического обслуживания кассы

Время от времени в процессе использования онлайн-кассы могут возникать вопросы или трудности, и тогда на помощь приходит техническая поддержка. Для обеспечения бесперебойной работы в таких ситуациях важно заранее уточнить, как функционирует техническая поддержка в рамках выбранного вами тарифа и взимается ли дополнительная плата за пакет услуг.

Если у вас большой поток покупателей, несколько магазинов или вы работаете в ночное время, рекомендуется обратить пристальное внимание на условия работы технической поддержки и выбрать кассовый аппарат и тарифный план, которые предлагают круглосуточную поддержку и эффективные каналы связи.

Техническое обслуживание кассового оборудования 24/7

• Оперативное решение проблем с кассовым оборудованием и ПО
• Консультации по работе с государственными системами
• Большой выбор тарифов техобслуживания
• Лучшее предложение на рынке, в соотношении цены и качества

Подробнее

Интеграция кассового аппарата и бухгалтерской программы или сайта

Для удобства предпринимателей существуют кассовые аппараты с предустановленной интеграцией с системами управления контентом (CMS) и бухгалтерскими программами. Это экономит время и предотвращает возможные ошибки, поскольку нет необходимости вручную вводить проданные товары, подсчитывать выручку или перерабатывать товары.

Если вы владеете интернет-магазином, то интеграция кассового аппарата с сайтом имеет ряд преимуществ:

• Синхронизация остатков на кассе в режиме реального времени между физическим магазином и онлайн-платформой, так как оба работают с единой базой данных.
• Подключение кассового аппарата от торговой точки к интернет-магазину позволяет беспрепятственно обрабатывать онлайн-платежи в фоновом режиме.
• Если у вас есть служба доставки, мы рекомендуем инвестировать в кассовый аппарат с приложением для смартфона. Таким образом, смартфоны курьеров смогут подключаться к основному кассовому аппарату, что избавит их от необходимости приобретать и регистрировать несколько кассовых аппаратов для курьеров. Такой подход является одновременно удобным и экономически эффективным.

Система быстрых платежей СБП

Приобретая кассовый аппарат со встроенной СБП, вы сможете сэкономить на стоимости эквайринга. Кроме того, вы сможете принимать безналичные платежи не только через банковский терминал, комиссия за который обычно составляет 1,9-2,5%, но и через само кассовое оборудование, комиссия за которое составляет всего 0,4-0,7%.

Как видите, современная онлайн-касса предлагает множество функций, которые помогают предпринимателям оптимизировать бизнес-операции.

Использование онлайн-кассы

Чтобы настроить онлайн-кассу для своей торговой точки, выполните следующие действия:

• Приобретите онлайн-кассу.
• Заключите договор с оператором фискальных данных (ОФД) и зарегистрируйтесь на его сайте.
• Выберите фискальный накопитель и зарегистрируйте его в личном кабинете на сайте Федеральной налоговой службы.
• Подключите и зарегистрируйте кассовый аппарат в ФНС.
• Убедитесь, что сотрудники, которые будут использовать контрольно-кассовую технику, ознакомились с инструкцией и прошли соответствующее обучение.